REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ – SYSTEM EMMA

Dokument przeznaczony dla podmiotów profesjonalnych (B2B). System EMMA dostępny pod adresem: www.emmamed.com.

  1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
    1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w modelu SaaS (Software as a Service) za pośrednictwem systemu EMMA dostępnego pod adresem www.emmamed.com.
    2. System EMMA jest aplikacją webową przeznaczoną do zarządzania cyklem życia urządzeń medycznych.
    3. Usługi świadczone są na rzecz podmiotów profesjonalnych (B2B), w szczególności podmiotów leczniczych w rozumieniu ustawy o działalności leczniczej.
    4. Regulamin stanowi integralną część Umowy zawartej pomiędzy Usługodawcą a Klientem.
    5. Korzystanie z systemu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.
  2. DEFINICJE

    Poniższe definicje mają zastosowanie w całym Regulaminie:

    System EMMA aplikacja webowa służąca do zarządzania cyklem życia urządzeń medycznych.
    Usługodawca podmiot świadczący usługę dostępu do Systemu EMMA.
    Klient podmiot leczniczy lub inna instytucja korzystająca z systemu na podstawie zawartej Umowy.
    Użytkownik osoba fizyczna posiadająca Konto w systemie EMMA i upoważniona przez Klienta do korzystania z systemu.
    Administrator Użytkownik posiadający rozszerzone uprawnienia do konfiguracji systemu i zarządzania użytkownikami.
    Konto indywidualny dostęp do systemu zabezpieczony adresem e-mail i hasłem.
    Umowa umowa zawarta pomiędzy Klientem a Usługodawcą dotycząca korzystania z systemu EMMA.
  3. ZAKRES FUNKCJONALNY SYSTEMU
    1. System EMMA umożliwia w szczególności:
      • ewidencję i zarządzanie urządzeniami medycznymi,
      • obsługę przeglądów technicznych i napraw,
      • generowanie zapytań ofertowych i zleceń w formacie PDF,
      • archiwizację dokumentacji,
      • analizę kosztów eksploatacji i amortyzacji sprzętu,
      • raportowanie i ocenę serwisów,
      • obsługę zapotrzebowań oraz zgłoszeń poprzez formularze (w tym formularze QR).
    2. Szczegółowe funkcjonalności systemu zostały opisane w specyfikacji produktu oraz materiałach instruktażowych.
  4. OKRES PRÓBNY
    1. Usługodawca może zaoferować Klientowi bezpłatny okres próbny trwający 1 (jeden) miesiąc.
    2. Okres próbny dotyczy bazy obejmującej maksymalnie 100 urządzeń.
    3. Warunkiem uruchomienia okresu próbnego jest dostarczenie przez Klienta danych zgodnie z wymaganiami technicznymi i formatem określonym przez Usługodawcę.
    4. Po zakończeniu okresu próbnego dalsze korzystanie z systemu wymaga zawarcia Umowy subskrypcyjnej.
    5. W przypadku braku zawarcia Umowy po zakończeniu okresu próbnego Usługodawca może zablokować dostęp do systemu.
  5. PŁATNOŚCI I ZAWIESZENIE DOSTĘPU
    1. Klient zobowiązany jest do terminowego regulowania opłat wynikających z Umowy.
    2. W przypadku braku płatności w terminie:
      1. Usługodawca wysyła pierwsze wezwanie do zapłaty,
      2. po upływie co najmniej 7 dni od pierwszego wezwania wysyłane jest drugie wezwanie.
    3. W przypadku braku uregulowania należności po dwóch wezwaniach, Usługodawca ma prawo:
      1. czasowo zawiesić dostęp do systemu,
      2. ograniczyć funkcjonalność systemu,
      3. wstrzymać wsparcie techniczne,
      4. usunąć dostępy oraz konta użytkowników, a także dokonać archiwizacji danych Klienta i przekazać je Klientowi w postaci edytowalnego pliku w uzgodnionym formacie.
    4. Przywrócenie dostępu następuje po uregulowaniu zaległości, z zastrzeżeniem konieczności ponownej konfiguracji kont użytkowników, jeżeli zostały usunięte.
    5. Zawieszenie dostępu nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty należnych opłat.
  6. UPRAWNIENIA I BEZPIECZEŃSTWO DOSTĘPU
    1. System umożliwia nadawanie ról i uprawnień użytkownikom.
    2. Administrator po stronie Klienta może ograniczyć dostęp do:
      • wybranych modułów,
      • określonych rekordów,
      • danych finansowych,
      • funkcji edycji lub generowania dokumentów.
    3. Użytkownik posiada wgląd wyłącznie do elementów systemu przydzielonych mu zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
    4. System stosuje politykę haseł (minimalna długość, wymóg znaków specjalnych, mechanizmy blokady).
    5. Hasła przechowywane są w formie szyfrowanej.
    6. System prowadzi rejestr zdarzeń (audit trail).
    7. Dane objęte są automatycznym backupem.
    8. Usługodawca nie odpowiada za nieprawidłową konfigurację uprawnień dokonaną przez Klienta.
  7. WYMAGANIA TECHNICZNE
    1. System działa w modelu aplikacji webowej (SaaS) i nie wymaga instalacji po stronie użytkownika.
    2. Dostęp do systemu możliwy jest poprzez aktualne wersje przeglądarek internetowych.
    3. Logowanie odbywa się przy użyciu adresu e-mail i hasła.
    4. System działa w architekturze klient–serwer z centralną bazą danych.
    5. Dokumenty (w szczególności zapytania ofertowe i zlecenia) generowane są automatycznie w formacie PDF.
    6. System oparty jest o nowoczesne rozwiązania chmurowe i narzędzia wspierające automatyzację procesów biznesowych.
  8. ZASADY KORZYSTANIA Z SYSTEMU
    1. Użytkownik zobowiązany jest do:
      • korzystania z systemu zgodnie z jego przeznaczeniem,
      • zachowania poufności danych logowania,
      • wprowadzania danych zgodnych ze stanem faktycznym.
    2. Zabronione jest:
      • udostępnianie konta osobom nieuprawnionym,
      • podejmowanie działań zakłócających działanie systemu,
      • wykorzystywanie systemu w sposób sprzeczny z prawem.
  9. WDROŻENIE I WSPARCIE
    1. Wdrożenie systemu może obejmować:
      • konfigurację środowiska,
      • migrację danych na podstawie plików dostarczonych przez Klienta,
      • szkolenie użytkowników i administratorów.
    2. System objęty jest gwarancją (minimum 12 miesięcy) wraz z aktualizacjami.
    3. Wsparcie serwisowe obejmuje:
      • obsługę zgłoszeń w dni robocze w określonych godzinach,
      • portal zgłoszeniowy dostępny 24/7.
  10. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
    1. Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia usług z należytą starannością, zgodnie z aktualną wiedzą techniczną oraz obowiązującymi przepisami prawa.
    2. Usługodawca zapewnia ciągłość działania systemu z uwzględnieniem planowanych przerw serwisowych oraz aktualizacji.
    3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
      • skutki wprowadzenia błędnych danych przez Klienta,
      • decyzje biznesowe lub organizacyjne podjęte na podstawie danych z systemu,
      • przerwy wynikające z działania siły wyższej lub awarii infrastruktury niezależnej od Usługodawcy.
    4. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu realizacji Umowy ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia faktycznie zapłaconego za świadczenie usług w okresie ostatnich 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.
    5. Ograniczenie, o którym mowa powyżej, nie dotyczy:
      • szkód wyrządzonych umyślnie,
      • naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w zakresie, w jakim odpowiedzialność wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
    6. Strony zobowiązują się w pierwszej kolejności do polubownego rozwiązania sporu, w tym poprzez procedurę reklamacyjną.
  11. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
    1. Administratorem danych osobowych wprowadzanych do systemu jest Klient.
    2. Usługodawca przetwarza dane jako podmiot przetwarzający na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych.
    3. Dane przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności RODO.
  12. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
    1. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie www.emmamed.com.
    2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
    3. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
    4. Spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, o ile Umowa nie stanowi inaczej.

Wersja: 012026

Data Publikacji: 01.01.2026